Elektronischer Rechnungsworkflow bei der Stadt Buchen

Die Stadt Buchen führte zum 01.10.2021 den elektronischen Rechnungsworkflow ein. Das bedeutet, dass alle Rechnungen nichtmehr nur digital empfangen werden können, sondern auch intern (medienbruchfrei) digital weiterverarbeitet werden.

Wir bitten Sie daher Ihre Rechnungen – nach Möglichkeit – in digitaler Form an uns zu übermitteln. Bitte beachten Sie hierzu Folgendes:

Rechnungsübermittlung an die Stadt Buchen (Odenwald)

1. Allgemeines

Rechnungen an die Stadt Buchen (Odenwald) bitten wir in einfacher Ausfertigung auszustellen.

Innerhalb der Rechnungen bitten wir darum die jeweiligen Bestellnummern und ggf. Bestellpositionen der Stadt Buchen (Odenwald) anzugeben.

Liegt ausnahmsweise keine schriftliche Bestellung der Stadt Buchen vor, so sind im Textblock (nicht in der Anschrift) der Rechnung, der Name und die Abteilung jener Mitarbeiter*in der Stadt Buchen anzugeben, welche/r die Beauftragung vorgenommen hat.

2. Postalischer Rechnungsversand

Rechnungen die auf dem normalen Postweg an die Stadt Buchen übermittelt werden, bitten wir ausschließlich an die nachfolgende zentrale Postadresse zu senden.

Stadt Buchen (Odenwald)
-Stadtkasse-
Wimpinaplatz 3
74722 Buchen (Odenwald)

3. Elektronischer Rechnungsversand

Die Stadt Buchen (Odenwald) kann Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und automatisiert (digital) weiterverarbeiten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Rechnungen gehen ausschließlich als PDF-Anhang zu einer E-Mail ein.
2. Je eingehender E-Mail ist nur eine Rechnung enthalten.
3. Jede E-Mail enthält grundsätzlich nur eine einzige PDF-Datei.

Arbeitsnachweise, Rapportzettel, Lieferscheine etc. müssen entweder als weitere Seiten in der PDF-Rechnung selbst oder als zusätzlicher Dateianhang in einem der Dateiformate als Anlage der E-Mail beigefügt sein.

Sollen abweichend hiervon zwingend mehrere PDF-Dateien in einer E-Mail beigefügt werden (müssen), so sind die folgende Konvention für die Benennung zwingend einzuhalten:

Der Dateiname der PDF-Rechnung selbst muss mit Rechnung beginnen. Die Dateinamen aller weiteren PDF-Dateien müssen mit Anlage beginnen.

Beispiel:          Rechnung_123.pdf               Anlage1.pdf             Anlage2.pdf

4. Die PDF-Rechnungen sind nicht verschlüsselt und nicht passwortgeschützt.
5. Im Text der E-Mail sind keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten, sondern ausschließlich in der PDF-Rechnung selbst.
6. Die in 14 des Umsatzsteuergesetz geforderte Unversehrtheit der Rechnungen ist sichergestellt, also Rechnungen direkt vom Aussteller an die nachgenannte E-Mail-Adresse der Stadt Buchen gesendet worden.
7. PDF-Rechnungen sind alternativ in den Formaten 1.0 und ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X (nach der Europäischen Norm EN 16931) gehalten.
8. Die Größe der Rechnungs-E-Mail beträgt maximal 18 MB.

Die zentrale Rechnungs-Mailadresse der Stadt Buchen lautet:

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Diese Rechnungsadresse (Mail und Post) darf nicht für Korrespondenzen (wie Anfragen oder Erinnerungen etc.) verwendet werden, da hier die eingehenden Mails ausschließlich automatisch verarbeitet und nicht gelesen werden.

 

Selbstverständlich akzeptieren wir auch weiterhin Rechnungen in Papierform. Allerdings sollen diese künftig – unabhängig davon ob es sich um Rechnungen für Schulen, Ortschaftsverwaltungen, den Baubereich, die Friedhöfe oder alle anderen Einrichtungen der Stadt Buchen handelt – ausschließlich an eine einzige zentrale Postadresse gesendet werden. Von dort aus erfolgt dann die Weiterverarbeitung bzw. der Start des elektronischen Workflows. Diese können Sie ebenfalls der Anlage „Geschäftspartnerinformation“ entnehmen.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen per Mail unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder telefonisch unter 06281 31-138, 06281 31-139 oder 06281 31-140 gerne zur Verfügung.

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Datum 06. Dezember 10:00 - 21:00
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